Kennzahlen zu Risikomanagement, QM und mehr

Kapitalgeber und externe Auditoren fordern sie. Controller lieben sie. Betriebsleiter und Management-Beauftragte lieben sie nicht. Die Rede ist von Kennzahlen. Sie gehören zu den wichtigen Dingen, die nicht dringlich sind. Daher bleiben sie oft auf der Strecke. Doch bei der Planung des kommenden Jahres könnten sie nützlich sein – wenn man sie denn hätte.

„Vorjahr + 5 %“. So gelang früher die Planung. Diese Methode ging nur solange gut, bis der Vertrieb die aktuellen Umsatzprognosen für das nächste Jahr vorstellte. Dann kam das große Erwachen. Die Zahlen waren entweder viel zu gut oder viel zu schlecht, aber selten passend. „Wie sollen wir das schaffen?“ lautete dann die bange Frage.

Warum Kennzahlen?

Kennzahlen schaffen Transparenz. Sie bringen Licht in die Dunkelheit der unternehmerischen Prozesse und stellen Beziehungen her. Sie signalisieren im Idealfall frühzeitig positive und negative Entwicklungen, Stärken und Schwächen. Kennzahlen werden oft mit einem Brennglas verglichen. Sie verdichten vielfältige, oft schwer zugängliche, betriebliche Informationen zu einer aussagefähigen Zahl. Sie verdeutlichen auf diese Weise größere Zusammenhänge. Komplexe Sachverhalte lassen sich kurz und prägnant darstellen.

Dieser Überblick, der gleichzeitig ein tiefer Einblick ist, wird für Planungs- und Steuerungszwecke gebraucht. Planvorgaben können mit geeigneten Kennzahlen überwacht werden. Bei Abweichungen vom Ziel können so Korrekturmaßnahmen rasch und zielgerichtet definiert werden. Ihre Umsetzung und ihr Erfolg können wiederum überwacht werden. Zum dritten erleichtern oder ermöglichen Kennzahlen die betriebliche Planung, vor allem, wenn die Kennzahlen bereits einen ganzen Zeitverlauf darstellen können und so Rückschlüsse auf andere Gegebenheiten und Verhältnisse zulassen.

Kennzahlen bieten Unterstützung bei Entscheidungen. Sie sind kein Ersatz für Entscheidungen. Auch stellen sie per se keine Prognose dar, sondern sie dienen als Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Arten von Kennzahlen

Es können verschiedene Arten von Kennzahlen genutzt werden.

• Absolute Kennzahlen
• Relative Kennzahlen

Absolute Kennzahlen sind Einzelzahlen, Summen, Differenzen, Mittelwerte. Sie sind ohne Beziehung zu einem anderen Wert erhältlich und interpretierbar. Beispiele sind Bilanzgewinn, Anzahl der Lieferanten, Offene Posten, Erledigte Korrekturmaßnahmen zum Zeitpunkt x.

Relative Kennzahlen oder Verhältniszahlen sind Prozentwerte, Gliederungszahlen oder Indexzahlen. Sie entstehen im Vergleich zweier absoluter Kennzahlen zueinander. Beispiele sind Prozent erledigte  Korrekturmaßnahmen, Eigenkapitalquote, Aktien- oder Preisindices.

Wie findet man die Daten für die Kennzahlen?

Man kann sie täglich überall im Unternehmen finden – zumindest theoretisch. Praktisch jedoch sind sie in staubigen Produktionsakten, in den Tiefen des EDV-Systems oder den Köpfen vieler Mitarbeiter verborgen. Die größte Schwierigkeit ist, diesen „Schatz an Informationen“ zu heben. Der große Wert der Kennzahlen liegt gerade darin, dass sich jemand die Mühe gemacht hat, die an verschiedenen Stellen im Unternehmen getrennt liegenden Zahlen, Daten und Fakten zusammenzutragen. Dieser Aufwand wird durch den Erkenntnisgewinn der neuen Kennzahl belohnt. Methoden dazu sind

• Zählen
• Fragen, Telefonieren mit und ohne Fragebogen und anderen Erhebungsinstrumenten
• im IT-System anlegen
• Berechnen – meist als Mittel-wert

Hier lohnt sich Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit. Will man beispielsweise die durchschnittliche freie Kreditlinie herausfinden, so muss man viele Kontoauszüge anschauen, die jeweilige Differenz zum maximalen Dispo-Kredit errechnen und daraus den Mittelwert bilden. Das ist bei den ersten Malen aufwendig. Wenn man dieses Vorgehen in der IT-verankern kann oder wenn es zur Routine für die jeweiligen Sachbearbeiter gehört, wird der Aufwand beträchtlich sinken und gegen fast Null gehen.

Organisation der Kennzahlenerhebung und -verarbeitung

Die fachlich für die Datenerhebung Zuständigen müssen den ermittelten Wert wöchentlich oder monatlich an den für diese Kennzahl Zuständigen berichten. Dieser verarbeitet die Daten in definierter Art und Weise, veröffentlicht sie und definiert und ergreift Korrektur-Maßnahmen. Dieser Prozess besteht aus insgesamt fünf Schritten, die im Folgenden dargestellt werden.

1. Wie gewinnt man  Kennzahlen?

Die große Mühe der Datenerhebung für eine Kennzahl lohnt sich nur, wenn damit etwas Wichtiges geschieht: Jede Kennzahl muss mit einem betrieblichen Ziel verknüpft werden, das von der obersten Leitung aufgestellt und aus der aktuellen Str-tegie abgeleitet wurde. Um spätere Enttäuschungen zu vermeiden, sollten die Ziele Treiber und Ergebnisse betreffen. Treiber schaffen die Voraussetzungen für Ergebnisse.

Treiber oder Befähiger stehen mit den Ergebnissen in einer Ursache-Wirkungs-Beziehung. Es hat keinen Sinn, nur Ziele in Bezug auf die Ergebnisse zu nennen, wenn man nicht gleichzeitig die Grundlagen dafür gleichfalls mit Zielen belegt.

Solche überlegungen können sehr komplex werden. Mit der Hilfe von fertigen Kennzahlensystemen kann man die Komplexität etwas in den Griff bekommen und von den Erfahrungen Dritter profitieren.

Ergebnis dieses ersten Schrittes ist also keine Kennzahl, sondern ein Ziel oder mehrere Ziele.

2. Welche Entscheidungen hängen mit dieser Kennzahl zusammen?

Sind die Ziele von der obersten Leitung in einer ausgewogenen Weise definiert, so besteht der zweite Schritt darin, für jedes genannte Ziel, eine geeignete Kennzahl zu suchen. Dazu muss das zugrunde liegende Entscheidungs- und Beziehungssystem analysiert werden.

• Welche Wirkungsbeziehungen gibt es?
• Um welche Entscheidungen geht es genau?
• Welche Personen(gruppen) sind betroffen?

Durch diese Überlegungen wird verhindert, dass man Kennzahlen um ihrer selbst willen etabliert. Ergebnis dieses Schrittes ist eine Darstellung der Ursache-Wirkungs-Beziehung zwischen dem Ziel der obersten Leitung und seinen wichtigsten Treibern bzw. Befähigern.

3. Welche Kennzahl soll benutzt werden?

Wenn diese Zusammenhänge einigermaßen klar sind, kann man sich daran machen, dafür eine geeignete Kennzahl zu suchen. Wo sind sie zu finden? Wie ist die Güte der verfügbaren Daten? In welcher Häufigkeit fallen sie an? Benötigt man neue Daten? Wie müssen sie erhoben werden? Wie ist die Kennzahl genau zu berechnen? Welche Missverständnisse können entstehen?

Ergebnis dieses Schrittes sind folgende Daten:

• Ziel
• Kennzahl
• Rechenvorschrift
• Soll-Wert
• Ist-Wert
• Maßnahmen

4. Wie sieht der Ablauf konkret aus?

Sobald das theoretische Gerüst aus Schritt 3 vorhanden ist, kann der man einen Probelauf wagen. Dabei tauchen viele Fragen auf: Ist die Methode der Datenerhebung richtig? Wie ist der Grad der Genauigkeit? Sind die Daten und Quellen alle auch unter dem Alltagsstress verfügbar? Wie kann die EDV unterstützen? Die Abläufe bei der Kennzahlerhebung, Auswertung, Maßnahmenfindung, Maßnahmenumsetzung, Kontrolle und gegebenenfalls Zielkorrektur können als Verfahrensanweisung  – wie in ISO 9001 Ziffer 8.4 „Datenanalyse“ gefordert – beschrieben werden.

5. Arbeitet das System?

Sobald die Verfahrensanweisung fertig ist, kann das System für eine oder mehrere Kennzahlen in der Praxis umgesetzt  werden. Eine klare Kommunikation zwischen Erstellern der Daten und Nutzern der Daten ist der Schlüssel für den Erfolg der Implementierung. Die Ersteller der Daten müssen einbezogen werden. Feedback ist wichtig. Die Erfahrung zeigt: Es wird nicht jedes Ziel in der geplanten Zeit erreicht, aber insgesamt wird der richtige Kurs eingeschlagen.

Kennzahlen für das Risikomanagement
Forecast und Report von Chancen und Risiken

Frühindikatoren des Risikomanagements nach DIN EN ISO 9001:2015 können interne und externe Daten sein. Teilweise können sie der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der GuV-Prognose entnommen werden.

Kennzahl	Rechenvorschrift, Bemerkung
Umsatzentwicklung	Umsatz vor Steuern pro Monat / Umsatz vor Steuern pro Monat des Vorjahres
Umsatzrentabilität	Gewinn vor Ertragssteuern * 100 / Umsatz
Eigenkapitalquote	Bilanzielles Eigenkapital * 100 / Bilanzsumme
Strategie	Alter der schriftlich fixierten gültigen Strategie in Monaten
Freie Kreditlinie	Durchschnittliche freie Kreditlinie pro Monat * 100 / Maximale Kreditlinie
Bonität der Kunden	Debitorenlaufzeit als durchschnittlicher Forderungsbestand / Jahresumsatz netto * Tage oder durchschnittlicher Bonitätsindex der Kunden / Jahr
Compliance und Integrität	Ordnungsmäßigkeit der Berichterstattung als Schätzwert  in Prozent
Angebotserfolgsquote	Anzahl der erhaltenen Aufträge * 100 / Anzahl abgegebener Angebote
Produktlebenszyklus	Anzahl Substitute für Produkte / Dienstleistungen pro Jahr , Umsatzentwicklung der Produkte, Anzahl Delistings von Großhändlern / Zeiteinheit
Abhängigkeit von Kunden	Aufträge von A-Kunden * 100 / Gesamtaufträge
Abhängigkeit von Mitarbeitern	Anzahl von nicht ersetzbaren Know-How-Trägern / Produkt
Wiederbeschaffung von Anlagen	Anzahl wichtiger Anlagen mit Wiederbeschaffungszeit > 18 Monate
Auftragsreichweite in Tagen	Auftragsbestand * 365 / Umsatz des Vorjahres
Rohstoffe	Preisindex wichtiger Rohstoffe im zeitlichen Vergleich, Rohstoffverfügbarkeit
Währungen	Entwicklung des Euro zu wichtigen Währungen wie USD, JPY, GBP, CNY
Zinsen	Zinsentwicklung im Verhältnis zu
Branchenentwicklung	Ifo-Geschäftsklima-Index sowie Branchenindizes
Wettbewerbsintensität	Anzahl Wettbewerber / km2 Absatzgebiet oder Zahl neuer Wettbewerber / Jahr
Versorgungssicherheit	Anzahl der Ausfälle / Jahr bei Strom, Wasser, Gas, EDV – Netzwerk
Abhängigkeit von Lieferanten	Anzahl von Alleinlieferanten sowie Allein-Dienstleister / Jahr und Produkt  oder Anzahl Ausfälle von Schlüssel-Lieferanten oder Dienstleister / Jahr
Politische Gefahren	Anzahl Anschläge, Entführungen, wilde Streiks  / Jahr im Zielgebiet
Sachrisiken	Anzahl Brände, Blitzeinschläge, Hochwasser, Erdbeben / Jahr und Standort
Image in der öffentlichkeit	Anzahl Presseartikel mit negativem Image oder Produktrückrufe / Zeiteinheit
Kriminelle Handlungen	Anzahl Einbrüche, Sabotage, Plagiate, Verrat, Spionagefälle  / Jahr

 

Kennzahlen für das QM-System nach DIN EN ISO 9001:2015
Hilfestellung für das Management-Review

Führungskräfte, externe Anspruchsgruppen, Bewerber sowie die eigenen Konzernzentralen benötigen schnell zu begreifende Informationen über das Qualitätsmanagement.

Kennzahl	Rechenvorschrift, Bemerkung
QMS-Pflegeaufwand	Anzahl MT intern und extern für die Pflege des QM-Systems
Informationsbeschaffung	Anzahl MT intern und extern für die Pflege von Normen und Gesetzen
Zielerfüllung	Anzahl der erfüllten Ziele * 100 / Anzahl Ziele insgesamt
Gesetzliche Auflagen	Anzahl realisierter gesetzlicher Auflagen * 100 / Gesamtzahl gesetzl. Auflagen
Korrekturmaßnahmen	Anzahl erfüllter Korrekturmaßnahmen * 100 / Korrekturmaßnahmen insgesamt
Prozessqualität	Anzahl gut beschriebener und beherrschter Prozesse * 100 / Gesamtprozesse
Mitarbeiter Fluktuationsquote	Anzahl der freiwillig ausscheidenden Mitarbeiter * 100 / Mitarbeiter insgesamt
Mitarbeiter-Zufriedenheit	Ergebnis anonymer professioneller Mitarbeiterbefragungen als Index
Mitarbeiter-Schulung	Anzahl Schulungsstunden / Anzahl der Mitarbeiter
überstundenquote	Anzahl der überstunden * 100 / Anzahl der geleisteten Stunden insgesamt
Qualifikationsgrad	Erfüllungsgrad der Qualifikationsmatrix
Instandhaltung Fremdfirmen	Aufwand Fremdfirmen-Instandhaltung * 100 / Aufwand eigene Instandhaltung
Geplante Instandhaltung	Geplante Instandhaltungseinsätze * 100 / Instandhaltungseinsätze insg.
Gesamtanlageneffektivität  O.E.E.	Gesamtnutzungsgrad * Leistungsgrad * Qualitätsgrad pro Maschine
Produktivität	Anzahl ungeplante Stillstände * 100 / Anzahl geplante Stillstände
EDV-Prozess-Stabilität	Dauer EDV-Stillstände / Monat oder Reaktionszeiten des EDV-Supports
Effizienz der Anfragebearbeitung	Durchschnittliche Anzahl der Rückfragen je Vertragsabschluss mit Kunden
Kundenzufriedenheit	Kundenzufriedenheitsindex (CSI  = customer satisfaction index)
Termin- und Liefertreue	Anzahl pünktlicher Lieferungen * 100 / Gesamtlieferzahl  (OTD)
Innovationsquote	Umsatzanteil von Produkten jünger als drei Jahre auf dem Markt
Entwicklungszeit (time to market)	Zeit von Entwicklungsprojekten vom Start bis zum Verkaufsstart in Jahren
Produktsicherheit	Garantie-, Kulanz-, Rückruf- Aufwendungen / Jahr oder Ausfallraten / Produkt
Ausschuss oder Nacharbeit	Anzahl von Ausschuss / Nacharbeit * 100 / Gesamtzahl produzierter Einheiten
Lieferantenqualität	Anzahl spezifikationsgerechter Lieferungen * 100 / Gesamtlieferungen
Reklamationen	Anzahl oder Wert Reklamationen * 100  / Anzahl oder Wert gelieferte Produkte
Sauberkeit und Ordnung	Durchschnittliche Anzahl Punkte bei internen 5S-Audits
Kontinuierliche Verbesserung	Einsparungen aller umgesetzten Verbesserungsvorschläge / Mitarbeiterzahl

 

Kennzahlen im Arbeitsschutz
Arbeitsschutz im Management-Review

Als Gliederungsprinzip für Kennzahlen im Arbeits- und Gesundheitsschutz bieten sich die Strukturen einschlägiger Standards wie DIN ISO 45001 an. Die Normverweise sind hier zur besseren Lesbarkeit weggelassen worden. 

Kennzahl	Rechenvorschrift, Bemerkung
Gefährdungsanalysen	Anzahl erstellter oder aktualisierter Gefährdungsanalysen pro Jahr * 100  / Gesamtzahl der notwendigen Gefährdungsanalysen insgesamt
Umsetzung neuer Vorschriften	Anzahl der Maßnahmenpläne zur Umsetzung neuer Vorschriften * 100 / Gesamtzahl der relevanten neuen Vorschriften im Jahr
Abgeschlossene Projekte im Arbeits- und Gesundheitsschutz	Anzahl, Prozentsatz oder Invest-Summe der abgeschlossenen Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen pro Jahr
Beauftragte Personen	Anzahl beauftragter und aktiver Personen * 100 / Gesamtzahl der MA
Schulungen	Anzahl durchgeführter einschlägiger Schulungen * 100 / Schulungen insgesamt oder Anzahl der Schulungen geplant
Kommunikation	Anzahl durchgeführter Kampagnen, Plakataktionen
Aktualität von Anweisungs-Dokumenten	Anzahl der neuen oder überarbeiteten Betriebsanleitungen  als Beispiel * 100 / Gesamtzahl der notwendigen Betriebsanleitungen insgesamt
Ersatz gefährlicher Arbeiten	Anzahl von substituierten Gefahrstoffen oder gefährlichen Arbeiten
Notfallmaßnahmen	Anzahl durchgeführter Notfallübungen
Messungen oder Inspektionen	Anzahl durchgeführter Messungen oder Inspektionen  * 100 / Gesamtzahl der geplanten Messungen oder Inspektionen pro Jahr
Krankenstand	Krankheitsbedingte Fehltage * 100 / Anzahl Sollarbeitstage insgesamt
Unfallhäufigkeit	Meldepflichtige Arbeitsunfälle * 1 Mio / geleistete Arbeitsstunden insg.
Unfallhäufigkeit  nach SCC (Sicherheits-Certificat Contractoren)	Anzahl Arbeitsunfälle > 1 Tag  Ausfallzeit * 1 Mio / Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Jahr. Bei der SCC-Erst-Zertifizierung ist 40 der Grenzwert, in den Folgejahren ist er 20.
Unfallhäufigkeit pro Hauptverletzungsart	Anzahl meldepflichtiger Arbeitsunfälle der Hauptverletzung oder der Hauptursache *  1 Mio / Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden p.a.
1.000-Mann-Quote (TMQ, BG-Kennzahl)	Anzahl meldepflichtiger Arbeitsunfälle * 1.000 / Anzahl der durchschnittlichen Beschäftigten pro Jahr. (KMU sind hier wieder benachteiligt)
Unfallschwere allgemein	Unfallbedingte Ausfallstunden *  1.000 oder * 1 Mio / Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Jahr
Unfallschwere von Unfällen der identifizierten Hauptursache	Unfallbedingte Ausfallstunden pro identifizierte Hauptursache * 1 Mio / Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Jahr

 

Umweltschutz – Kennzahlen
Forecast und Report im Umweltschutz

Führungskräfte, Kapitalgeber, die eigene Konzernzentrale und andere benötigen schnell zu begreifende Informationen über das komplexe Thema Umweltschutz. Hier sind Beispiele für Kennzahlen zur ISO 14001 sowie zu den acht globalen Umweltproblemen angeführt.

Kennzahl	Rechenvorschrift, Bemerkung
Umweltaspekte-Analysen	Anzahl erstellter oder aktualisierter Analysen pro Jahr * 100  / Gesamtzahl der notwendigen (direkten  oder indirekten) Umweltaspekte-Analysen insgesamt
Vorschriften	Anzahl der neuen oder wesentlich geänderten Vorschriften im Zeitraum
Umweltschutz- Projekte	Anzahl der durchgeführten Maßnahmen * 100 / Geplante Maßnahmen insgesamt oder Invest-Summe der abgeschlossenen Maßnahmen pro Jahr
Beauftragte Personen	Anzahl beauftragter und aktiver Personen * 100 / Gesamtzahl der MA
Schulungen	Anzahl durchgeführter einschlägiger Schulungen * 100 / Schulungen insgesamt oder Anzahl der Schulungen geplant
Kommunikation	Anzahl durchgeführter Kampagnen, Aushänge, Plakataktionen
Anweisungs-Dokumente	Anzahl der neuen oder überarbeiteten Betriebsanweisungen  als Beispiel * 100 / Gesamtzahl der notwendigen Betriebsanleitungen insgesamt
Behördliche Genehmigungen	Anzahl von laufenden oder abgeschlossenen Genehmigungsverfahren / Jahr
Ressourcenbeanspruchung	Wasserverbrauch oder Abwasseraufkommen in cbm pro Jahr und Standort oder pro Tonne Produktion; Abfallentsorgungskosten in €  / Mio € Umsatz; Nutzung knapper Rohstoffe wie Zink, Kupfer oder Zinn oder öl
Flächennutzung, Bodenbelastung	Anzahl Standorte in FFH-Nähe oder Anzahl Standorte in Wasserschutzgebieten oder Anzahl Störfall-VO-Standorte * 100 / Anzahl Standorte insgesamt
Klimaänderung	Angabe des Treibhauspotenzials in Kg der CO2-äquivalente pro Mio € Umsatz oder in verbrauchter Energie als MWh pro Mio € Umsatz
Ozon-Abbau-Potenzial	Menge an im Betrieb vorhandenen ozonschädigenden Substanzen in ODP–kg (Ozon Depletion Potential) pro Mio € Umsatz und Jahr oder in kg geregelter Stoffe nach EG-VO 3093/94 pro Mio € Umsatz oder aber Menge an durch Leckagen freigewordenen ODP-Kilogramm pro Mio € Umsatz pro Jahr
Human- und öko-Toxizität	Tonnen gefährlicher Abfall pro Jahr; Anzahl oder Tonnen an Vorprodukten mit gefährlichen Stoffen (Cr-VI, Pb, Cd, Hg, PBB, PBDE) pro Mio € Umsatz
Bodennaher Photosmog (Sommersmog)	Photochemisches Oxidationspotenzial (PCOP) in kg emittierter Ethylenäquivalente oder Menge eingesetzter organischer Lösemittel in Tonnen pro Jahr oder VOC-Wert nach Anhang VI der 31. BImschV pro Jahr und Standort
Versauerung	Versauerungspotenzial in kg der SO2-äquivalente pro Mio € Jahresumsatz
Eutrophierung	Eutrophierungspotenzial in kg CSB oder BSB5 pro Mio € Umsatz pro Jahr