Tipp zu ISO 9001 Nr. 5.5.3 Interne Kommunikation: Protokolle, die helfen

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Die Norm ISO 9001 fordert eine geeignete interne Kommunikation im Unternehmen. Dies ist eines der schwersten Aufgaben überhaupt.

Zwei wirksame Methoden möchte ich Ihnen aus meiner Erfahrung empfehlen: Einmal die Planung von Besprechungen bzw. in größeren Organisationen die Planung von Besprechungsarten und zum anderen das Anfertigen von Ergebnis-Protokollen von Besprechungen.

Viele scheuen vor der Anfertigung von Protokollen zurück, weil sie sich nicht sicher sind in Bezug auf die Rechtschreibung oder Zeichensetzung. Dagegen hilft die Benutzung der Rechtschreibprüfung sowie einer Grammatikprüfung, die heute in jedem Schreibprogramm enthalten sind. Mit dieser Hilfe lassen sich die größten Probleme ausgemerzen.

Zu Beginn jeder Sitzung sollte festgelegt werden, wer das Protokoll schreibt. Der oder diejenige sollte sich Notizen machen und bei Unklarheiten während der Sitzung klar und deutlich nachfragen. Das kann manchmal unangenehm sein und Mut erfordern. Aber es hilft enorm.

Nach der Besprechung sollte das Protokoll zeitnah erstellt werden. Es sollte kein Erlebnisbericht, keine Anklageschrift oder seitenlange Abhandlung sein. Ein Protokoll, das hilft, sollte möglichst kurz und klar sein. Das heißt: Ein Ergebnisprotokoll oder noch genauer: Aufgabenprotokoll. Denn auf jeder Sitzung, bei der etwas herumgekommen ist, werden Aufgaben verteilt. Diese Aufgaben müssen festgehalten werden.

Zu einem guten Protokoll gehören die folgenden Punkte:

  1. Datum der Besprechung,
  2. Teilnehmer,
  3. Ziel oder Thema der Besprechung,
  4. Aufgabe,
  5. Zuständiger,
  6. fertig bis,
  7. Status.

Status kann sein: offen, in Arbeit, erledigt. Zu Beginn der nächsten Sitzung müssen alle nicht erledigten Punkte vorgelesen und besprochen werden. So geht nichts verloren. Die Aufgaben sollten so präzise, wie möglich beschrieben werden. Diess soll nicht in ein Lastenheft ausarten. Ein oder zwei Sätze oder Stichworte reichen völlig aus. Die Mindesformulierung ist immer ein Substantiv und ein Verb z.B. „Reklamation xy klären“.

Bei Besprechungen zu Spezialthemen sind zusätzlich wichtige Feststellungen festzuhalten. Diese können als Ergänzung des Protokolltexts in Zeichnungen oder anderen Dokumenten fixiert sein, die dem Protokoll als Anhang beigefügt werden müssen. In diesem Fall sollte das Protokoll um den Punkt „8. Anlagen“ erweitert werden. Darüber hinaus kann statt Aufgabe auch Feststellung stehen.

Welche Vorteile hat dies gegenüber Besprechungen ohne Protokoll?

  • Höhere Präzisision,
  • Höhere Schnelligkeit beim Erreichen der Ziele (wie Sicherheit, Qualität, Umsatz, Kosten),
  • Höhere Wirksamkeit beim Erreichen der Ziele,
  • Höhere Transparenz.

Ich habe in verschiedenen Unternehmen den Unterschied ohne und mit Protokollen erlebt und kann Ihnen sagen: „Die Mühe lohnt sich.“