Schulungsplan erstellen nach DIN EN ISO 9001 Nr. 6.2.2

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Die ISO 9001 fordert in Kapitel 6.2.2 „Kompetenz, Schulung und Bewusstsein“, dass die notwendige Kompetenz des Personals, dessen Tätigkeit die Erfüllung der Produktanforderungen beeinflussen, zu ermitteln ist. Wo zutreffend, ist für Schulung zu sorgen oder andere Maßnahmen zu ergreifen, um die notwendige Kompetenz zu erreichen. Geeignete Aufzeichnungen zu Ausbildung, Schulung, Fertigkeit und Erfahrung sind zu führen. Soweit der Text der ISO 9001.

Viele zertifizierte Firmen oder solche, die sich auf die erste Zertifizierung nach ISO 9001 vorbereiten, fragen sich, wie diese Vorgabe umzusetzen ist. Viele kleinere, aber auch manche größere Unternehmen halten dies für eine Schikane oder bestenfalls für eine unnütze Geldausgabe.

Doch diese Auffassung ist meines Erachtens unbegründet. Richtig gemacht, sind Schulungen ein Gewinn für das Unternehmen und für dessen Fortexistenz zwingend notwendig.

Warum sind Schulungen ein Gewinn für eine Firma?
Ganz einfach: Die Anforderungen der Märkte ändern sich laufend. Technik, Recht, EDV und vieles mehr ist einem stetigen Wandel unterworfen. Wer da stehen bleibt, verliert schnell den Anschluss. Darüber hinaus verändern sich Erwartungen der Kunden. Während sie früher geduldig über manche Fehler hinweggesehen haben, werden sie durch den ständig steigenden Wettbewerb immer anspruchsvoller. Alles muss schneller, billiger und besser werden. Dies erfordert nicht selten völlig neue oder andersartige Kompetenzen der Beschäftigten. Wie soll man sie erwerben, wenn nicht durch Schulungen? Darüber hinaus schleifen sich bei Beschäftigten einschließlich Führungskräften im Laufe der Zeit Nachlässigkeiten ein. Unregelmäßig oder selten angewandte Fertigkeiten oder Kenntnisse verlieren an Schärfe und Qualität. Werden sie dennoch gebraucht, so sind Schulungen notwendig. Darüber hinaus wirken Schulungen motivierend auf Beschäftigte. Sie erfahren dadurch eine von Unternehmen entgegengebrachte Wertschätzung, was zu einer verbesserten Identifikation mit dem Unternehmen führt.

Management-Theorien wie die Balanced Scorecard (BSC) sehen Schulungen als Basis für Steigerung des Unternehmenserfolgs an.

Was versteht man denn alles unter dem Begriff Schulung?
Schulungen sind

  • Teilnahme an externem Seminaren oder Tagungen,
  • Messebesuche,
  • Besuche bei Lieferanten,
  • Studium von Fachzeitschriften sowie
  • internen Schulungen.

Interne Schulungen können Schulungen durch den Vorgesetzten, die Sicherheitsfachkraft, den QMB sowie durch Lieferanten oder sonstige Personen sein.

Bei folgenden Anlässe ist für Schulungen zu sorgen:

  • Einführung neuer Mitarbeiter,
  • Nach längerer Abwesenheit vom Arbeitsplatz, Wechsel in eine andere Abteilung,
  • Geänderte externe Anforderungen,
  • Streben nach ständiger Verbesserung,
  • Erreichen von eigenen Zielen,
  • Gesetzliche Vorgaben.

Gesetzliche Vorgaben existieren als Qualifikationsvorgaben oder als themenbezogene Schulungserfordernisse. Die Gründe stammen daher aus dem Verbraucher-, Umwelt-, Arbeits- und Datenschutz. Ziel ist jeweils der Schutz wichtiger Güter durch ein Sicherstellen der Mindeskompetenz der durchführenden Beschäftigten. Nach den Arbeitsschutzvorschriften sind alle Mitarbeiter regelmäßig über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen nachweislich zu unterweisen. Dazu zählen auch Erste-Hilfe, Brandschutz, Unfallverhütung, Ergonomie, Gefahrstoffe und andere mehr. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Qualifikationsvorschriften wie für z.B. Staplerfahrer, Kranführer, Maschinenprüfer usw. Im Umweltschutz gibt es Qualifikationsvorgaben für Beauftragte wie Abfallbeauftragter. Der Verbraucherschutz verlangt Qualifikationen wie Schweißerscheine, Hygieneschulungen nach IfSG, Medizinprodukte- oder dem Lebensmittelrecht und anderen mehr.

Eigene Ziele sind häufig Beschleunigung von Abläufen, Vermeiden von Fehlern und Reklamationen sowie erfolgreichere Akquisition neuer Kunden und Aufträge. Dazu passende Themen für Schulungen sind:

  • Führungsverhalten, Führungstechniken,
  • Zeitmanagement, Arbeitsorganisation,
  • Präsentationstechniken,
  • Rhetorik,
  • Verhalten am Telefon,
  • EDV-Training in Bezug auf MS-Office wie Excel oder ERP-Programme wie SAP, proAlpha, Sage, Dynamics,
  • Verhandlungsführung, Projektmanagement,
  • Controlling, Kostenrechnung.

Dem Streben nach ständiger Verbesserung entspringen Schulungsanforderungen, die sich nach den unmittelbaren Aufgaben der Mitarbeiter richten. Diese Aufgaben sind beispielsweise

  • Bedienen von Maschinen oder Linien,
  • Durchführen von Vertriebsaufgaben,
  • Abwickeln von Handelsgeschäften.

Die dazu notwendigen Kenntnisse und Fertigkeiten sind bei den Beschäftigten oft mehr oder weniger gut vorhanden. In Schulnoten gesprochen ist es jedoch unwahrscheinlich, dass alle immer mit sehr gut bewertet werden können. Daher sind Schulungen sinnvoll, wenn man den durchschnittlichen Stand an Kenntnissen und Fertigkeiten anheben will. Beispiele für derartige Schulungen sind:

  • Produktkenntnisse (bei Handelsgeschäften oder Vertriebsaufgaben),
  • Maschinen- und Anlagenkenntnisse für Maschinen- und Anlagenbediener.

Welche Schulungen gehören in jeden Schulungsplan?

  • QM-System (Kenntnis von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen),
  • Arbeitsschutz, Umweltschutz,
  • Produktkenntnisse – Produktionskenntnisse und –fertigkeiten,
  • EDV-, IT-Kenntnisse und -fertigkeiten,
  • Sprachen – insbesondere für Personen, die mit dem Ausland Kontakt haben,
  • Zeitmanagement, Arbeitsorganisation,
  • Anpassung an den rechtlichen und technischen Fortschritt.

Anpassung an den rechtlichen und technischen Fortschritt meint neue Vorschriften oder neue Technologien und Werkstoffe, Materialien. Ob sich etwas in dieser Richtung geändert hat, erfährt man aus der Fachpresse oder den Publikationen der Kammern, Verbände und Berufsgenossenschaften. Daher sollte man stets die einschlägigen Zeitschriften z.B. von der IHK und der Berufsgenossenschaft und andere verfolgen. Sofern neue Vorschriften oder geänderte Technologien erkennbar sind, sollten die dafür „Zuständigen“ ein einschlägiges Seminar besuchen.

Eine interessante Alternative sind Webinare sowie Zurverfügungstellen von Unterlagen zum Selbststudium. Zu letzterem siehe mein Blog „kostenlose Schulungsunterlagen zu vielen Business Themen“ von BookBoon.

Weitere Ideen erhält man beim Studium des Seminarangebots der zuständigen Kammer (IHK, HK, AK) sowie Innungen, der Berufsgenossenschaft und Verbände wie VDMA, ZVEI, VCI und anderen. Anregungen erhält man auch beim Blättern in Weiterbildungskatalogen großer Seminaranbieter. Empfehlenswert sind IHK Bildungswerk, Haus der Technik in Essen, Technische Akademie Esslingen, Haufe-Akademie, TÜV Saarland Bildung + Consulting, TÜV Süd Akademie, Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. und andere mehr.

Welche Unterlagen sind nach ISO 9001 Ziffer 6.2.2 erforderlich?

  • Schulungsplan
  • Schulungsnachweis
  • Anforderungsprofil oder Stellenbeschreibung.

Weitere Hilfe zu diesem Thema erhalten Sie von der Unternehmensberatung Stottrop in Köln. Wir freuen uns auf Ihre Frage.